KARTA INFORMACYJNA
Urząd Miasta Racibórz, ul. Króla Stefana Batorego 6
Centrala nr tel. +48 32 755 06 00,
Urząd Stanu Cywilnego, u. Wileńska 7,  nr tel. +48 32 755 06 20

Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1681 z późn. zm.).
2. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej  (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2111).

Wymagane dokumenty

1. Wypełniony wniosek (patrz załącznik).
2. Dowód wniesienia (uiszczenia) opłaty skarbowej.
3. Dowód osobisty lub inny dokument tożsamości (do wglądu).
4. Zagraniczny odpis aktu stanu cywilnego, który ma być wpisany do polskich ksiąg (oryginał lub kopia potwierdzona przez organ, który sporządził akt i jest uprawniony do wydawania z niego odpisów) wraz z urzędowym tłumaczeniem, dokonanym przez tłumacza przysięgłego języka polskiego lub polskiego konsula.
5. Zaświadczenie z USC Warszawa - Śródmieście i Łódź - Centrum o nieistnieniu w tamtejszych księgach aktu podlegającego transkrypcji, o ile akt sporządzony był na dawnych terenach Polski, a obecnie znajdujących się w granicach powstałych po ZSRR.
6. Pełnomocnictwo - w przypadku ustanowienia pełnomocnika (oryginał lub urzędowo poświadczony odpis) wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej.

Sposób dostarczania dokumentów

Wymagane dokumenty należy dostarczyć do urzędu na jeden z poniższych sposobów:

1. Przesłać pocztą tradycyjną
2. Złożyć bezpośrednio w urzędzie w godzinach pracy.
3. Przesłać elektronicznie za pośrednictwem Platformy ePUAP z wykorzystaniem usługi Pisma ogólnego do podmiotu publicznego.

Jednostka odpowiedzialna

Urząd Stanu Cywilnego
ul. Wileńska 7, 47-400 Racibórz
Numer telefonu : +48 32 755 06 20

Opłaty

1. Opłata skarbowa za wydanie odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego potwierdzającego transkrypcję: 50 PLN.
2. Opłata skarbowa za złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii: 17 PLN od każdego stosunku pełnomocnictwa.
3. Z opłaty zwolnione są pełnomocnictwa udzielane: małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej.
4. Opłatę w wymaganej wysokości należy wpłacić na konto urzędu.
5. Numer Rachunku Bankowego: MIASTO RACIBÓRZ : 78 1050 1070 1000 0004 0003 3692
6. Bezpośrednio zapłaty bez pobierania dodatkowych opłat można dokonać w kasie Urzędu.
7. Termin wniesienia opłaty: najpóźniej w dniu składania wniosku.

Terminy i sposób załatwienia sprawy

1. W terminie do 1 miesiąca od złożenia kompletnego wniosku wydawany jest odpis zupełny aktu stanu cywilnego potwierdzający transkrypcję aktu stanu cywilnego bądź decyzja o odmowie dokonania ww. transkrypcji. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin ten może ulec wydłużeniu do 2 miesięcy.
2. Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania transkrypcji, jeżeli:

• dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego, lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon;
• zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia;
• transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

3. Strona zamieszkała za granicą lub mająca siedzibę za granicą, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w kraju, jest obowiązana wskazać w kraju pełnomocnika do doręczeń, chyba że doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
4. W razie niewskazania pełnomocnika do doręczeń (w przypadku gdy doręczenie nie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej) przeznaczone dla tej strony pisma pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Stronę należy o tym pouczyć przy pierwszym doręczeniu. Strona powinna być również pouczona o możliwości złożenia odpowiedzi na pismo wszczynające postępowanie i wyjaśnień na piśmie oraz o tym, kto może być ustanowiony pełnomocnikiem.

Tryb odwoławczy

1. Tryb odwoławczy występuje tylko w przypadku wydania decyzji o odmowie transkrypcji aktu stanu cywilnego.
2. Odwołanie wnosi się do Wojewody w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem organu, który to rozstrzygnięcie wydał.
3. O zachowaniu terminu decyduje data złożenia odwołania w Urzędzie lub data jego nadania w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego.
4. W trakcie biegu terminu do wniesienia odwołania strona może zrzec się prawa do wniesienia odwołania wobec organu administracji publicznej, który wydał decyzję. 
5. Z dniem doręczenia organowi administracji publicznej oświadczenia o zrzeczeniu się prawa do wniesienia odwołania przez ostatnią ze stron postępowania, decyzja staje się ostateczna i prawomocna, co oznacza, iż decyzja podlega wykonaniu i brak jest możliwości zaskarżenia decyzji.
6. Wniesienie odwołania jest wolne od opłat.

Inne informacje

1. Zagraniczny dokument stanu cywilnego, będący dowodem zdarzenia i jego rejestracji, może zostać przeniesiony do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji.
2. Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego.
3. Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości co do autentyczności.
4. Wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji, lub inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji lub interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon.
5. Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL. Transkrypcja może zostać dokonana również z urzędu.
6. Dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Rzeczypospolitej Polskiej, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosowuje, na wniosek osoby, której akt dotyczy, w formie czynności materialno-technicznej, pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej, jeżeli wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie transkrypcji.

Przetwarzanie danych osobowych

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L. Nr 119 poz. 1 z 2016 r.) (dalej RODO) informujemy, że:

1. Administratorami Pani/Pana danych osobowych są:

• w zakresie utrzymania i rozwoju rejestru PESEL i Rejestru Stanu Cywilnego - Minister Cyfryzacji, Warszawa, ul. Królewskiej 27, e-mail: iod@mc.gov.pl lub formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt,
• w zakresie kształtowania jednolitej polityki realizacji obowiązków określonych w ustawie - Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, 02-591 Warszawa, ul. Stefana Batorego 5 lub e-mail: iod@mswia.gov.pl,
• w zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach - Prezydent Miasta Raciborza, 47-400 Racibórz, ul. Króla Stefana Batorego 6 lub e-mail: iodo@um.raciborz.pl.

2. Celem przetwarzana danych osobowych jest prowadzenia rejestru stanu cywilnego, wydawanie odpisów i zaświadczeń z aktów stanu cywilnego, zmiana imienia lub nazwiska, a także sporządzanie testamentu allograficznego, wypełnianie obowiązku wynikającego z rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie statystyki publicznej, oraz ustawy o ewidencji ludności.
3. Masz prawo do żądania od administratora dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania.
4. Twoje dane osobowe będą przechowywane wieczyście, a po upływie przewidzianego przepisami prawa czasu zostaną przekazane do Archiwum Państwowego w Katowicach Oddział w Raciborzu.
5. Odbiorcą danych w przypadku zgłoszenia urodzenia, zgłoszenia zgonu, zawarcia związku małżeńskiego jest Główny Urząd Statystyczny.
6. Odbiorcą danych mogą być osoby uprawnione z mocy prawa do uzyskania odpisów lub zaświadczeń z aktów stanu cywilnego.
7. Masz prawo do wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy.
9. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rozpatrzenia wniosków.
10. Podstawę prawną przetwarzania Twoich danych stanowi ustawa z dnia 28 listopada 2014r. Prawo o aktach stanu cywilnego, ustawa z dnia 17 października 2008r. o zmianie imienia i nazwiska, ustawa z dnia 24 września 2010r. o ewidencji ludności oraz art. 6 ust. 1 lit . c RODO i art. 6 ust. 1 lit . e RODO.